EU AI Act 2026: Schulungspflichten, Fristen & Umsetzung der KI-Verordnung

Die KI-Verordnung (EU AI Act) ist das erste umfassende Gesetz weltweit, das den Einsatz von Künstlicher Intelligenz risikobasiert reguliert. Sie legt fest, welche KI-Systeme verboten sind, welche strenge Auflagen erfüllen müssen – und welche Pflichten Unternehmen bei Entwicklung, Integration und Nutzung einhalten müssen. In diesem Beitrag zeige ich dir alles, was du und dein Unternehmen für den Start 2026 wissen müssen.

Alle Informationen basieren dabei auf dem mir verfügbaren Informationsstand Februar 2026 und wurden zusammen mit Hochschuldozentin und zertifizierter AI-Act-Officer Ina Schöne erstellt.

Executive Summary

Der AI Act ist kein Zukunftsthema mehr. Er läuft. Und er betrifft dich – ob du es merkst oder nicht. Bevor wir über Details, strategische Themen oder Fristen und Paragrafen sprechen, machen wir es einfach. 

Beantworte dir diese Fragen ehrlich – nur mit Ja oder Nein:

• Nutzt dein Unternehmen KI-Systeme – intern oder im Kundenkontakt?
• Entwickelt ihr eigene KI-Lösungen oder integriert externe Tools in Prozesse?
• Arbeiten HR, Marketing oder Operations regelmäßig mit KI?
• Werden dabei personenbezogene Daten verarbeitet?
• Wisst ihr klar, ob ihr Anbieter, Betreiber oder Integrator seid?

Wenn du auch nur eine dieser Fragen mit Ja beantwortest, betrifft dich der EU AI Act.

Und wenn du unsicher bist, lautet die ehrliche Antwort meistens ebenfalls: Ja.

Denn es gibt heute kaum noch ein Unternehmen, in dem Mitarbeiter nicht mit KI arbeiten – offen oder verdeckt, offiziell oder im Schatten-IT-Modus. Genau deshalb beginnt professionelle KI-Governance nicht mit Paragrafen, sondern mit einer ehrlichen Selbstdiagnose (zum Whitepaper KI-Verordnung, ISO Audit & Checkliste).

Pflichten der KI-Verordnung 2026: Was jetzt verbindlich gilt und was Unternehmen tun müssen

Die KI-Verordnung ist das europäische Regelwerk für den verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Die EU AI Act wurde am 12. Juli 2024 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und regelt, wie wir in der EU KI-Systeme einstufen und wie Unternehmen bei der Nutzung umgehen sollen. Auf diese Dinge kommt es jetzt an.

• EU AI Act-Schulungspflicht: Seit 2026 gelten die Verbote bestimmter KI-Praktiken verbindlich. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass Mitarbeiter im Umgang mit KI ausreichend geschult sind (sog. AI-Literacy-Pflicht). Gleichzeitig werden klare Governance-Strukturen notwendig, also definierte Verantwortlichkeiten, Prozesse und Dokumentationen rund um KI. Und bei Hochrisiko-Anwendungen greifen die regulatorischen Anforderungen zunehmend auch im operativen Alltag.
• EU AI Act Dokumentationspflichten: Seit 2025 gelten verbindliche Regeln für sogenannte General Purpose-AI – also für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck wie große Sprachmodelle (LLM wie ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude). Das bedeutet: Anbieter solcher Basismodelle müssen Transparenz-, Dokumentations- und Risikopflichten erfüllen. Für Unternehmen, die diese Modelle einsetzen oder integrieren (du), entstehen dadurch indirekte Verantwortlichkeiten – etwa bei der Auswahl, der sicheren Nutzung und der vertraglichen Absicherung.

Welche Bußgelder sind realistisch und wer kontrolliert die Einhaltung?

Der AI Act sieht bei Verstößen empfindliche Bußgelder vor: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes bei besonders schweren Verstößen. In anderen Fällen können es 15 Millionen Euro oder 3 % sein – oder 7,5 Millionen Euro beziehungsweise 1,5 % des Umsatzes.

Die berühmten 7 % sind also keine theoretische Zahl, sondern rechtlich möglich. Allerdings vor allem bei systematischen und gravierenden Verstößen. 

Für den typischen Mittelständler sind 2026 eher andere Risiken realistisch: 

• fehlende Dokumentation
• unzureichende Schulungen
• unklare interne Verantwortlichkeiten

Das Ganze erinnert stark an die Anfangsphase der DSGVO: Zunächst wirkte vieles theoretisch, Kontrollen waren selten sichtbar, bis die ersten Prüfungen gezielt dort stattfanden, wo Struktur, Dokumentation und klare Verantwortlichkeiten fehlten. Genau das ist der Punkt: Wer saubere Prozesse, nachvollziehbare Dokumentation und definierte Zuständigkeiten hat, reduziert sein Risiko massiv. Wer „einfach mal macht“, wird früher oder später angreifbar.

Die Einhaltung der KI-Verordnung ist mehrstufig organisiert. Auf europäischer Ebene übernimmt das bei der Kommission angesiedelte AI Office eine koordinierende Rolle, insbesondere im Bereich der General-Purpose-AI-Modelle (Kapitel VII AI Act Governance).

Die praktische Marktüberwachung erfolgt jedoch durch nationale Behörden, die von den Mitgliedstaaten gemäß Art. 70 AI Act benannt werden. In Deutschland sind dies Marktüberwachungsbehörden nach Produktsicherheitslogik. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, bleibt zusätzlich die DSGVO anwendbar – in diesen Fällen sind die Datenschutzaufsichtsbehörden zuständig. Es kann also zu parallelen Zuständigkeiten kommen. Wichtig ist dabei: Der AI Act folgt einem klar risikobasierten Ansatz. Je sensibler der Einsatzbereich, etwa im HR, bei biometrischen Anwendungen oder in sicherheitskritischen Systemen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung.

Was bedeutet der EU AI Act jetzt konkret für dich als KMU?

2026 ist kein Jahr für Alarmismus, sondern für Struktur. Es geht darum, Verantwortung sauber zu organisieren und Innovation sicher voranzubringen. Am Anfang stehen die digitale Standortbestimmung und das Entwerfen einer sauberen KI-Roadmap, die deine Business-Cases transparent offenlegt. Danach geht es in Umsetzungen.

• Wer ist intern zuständig für KI?
• Welche Systeme sind überhaupt im Einsatz – auch in einzelnen Abteilungen? 
• Gibt es ein zentrales Risikoregister oder zumindest eine Übersicht? 
• Sind die Mitarbeiter ausreichend geschult?

Der AI Act ist kein Innovationskiller. Er ist ein Governance-Test.

Und wer ihn professionell besteht, schafft etwas extrem Wertvolles: Vertrauen. Bei Kunden, bei Partnern, bei Mitarbeitern und bei Investoren.

Der logische nächste Schritt ist Klarheit: Wo steht dein Unternehmen konkret und wo liegt tatsächliches Risiko?

KI-Verordnung 2026: 3 strategische Brennpunkte für den Mittelstand

Die meisten Beiträge zur KI-Verordnung verlieren sich in Paragrafen oder endlosen Umsetzungsleitfäden. Lass uns das vermeiden. Wenn du als Geschäftsführer, Compliance- oder IT-Manager 2026 wirklich handlungsfähig bleiben willst, musst du derzeit drei Dinge verstehen und sauber umsetzen. 

Diese strategischen Brennpunkte gebe ich auch in unseren Beratungen mit, und sie helfen schon jetzt vielen dabei, KI im Unternehmen zum Wettbewerbsvorteil statt zum Risiko werden zu lassen.

Standortbestimmung: Bist du Anbieter oder Betreiber und wo stehst du im AI Act?

Als Erstes musst du eine einfache, aber entscheidende Frage klären: In welcher Rolle steht dein Unternehmen eigentlich? Der AI Act unterscheidet grob zwischen drei Rollen, und je nachdem, wo du dich einordnest, verändern sich deine Pflichten deutlich.

Anbieter (Provider) sind Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder entwickeln lassen und sie unter eigenem Namen oder eigener Marke in den Markt bringen. Sie tragen die umfassendsten regulatorischen Pflichten, von Risikobewertungen über Dokumentation bis hin zu Konformitätsverfahren.

Betreiber (Deployer) setzen KI-Systeme beruflich in eigener Verantwortung ein. Das ist die typische Rolle vieler Mittelständler: KI wird in HR, Marketing, Produktion oder im Kundenservice integriert. Die maßgeblichen Pflichten für Betreiber finden sich in Art. 26 ff. des EU AI Act. Betreiber haben weniger Anforderungen als Anbieter, aber sie sind keineswegs raus aus der Verantwortung. Denn sie müssen Transparenz-, Sicherheits- und Dokumentationsanforderungen erfüllen (mehr dazu weiter unten in den Abschnitten Dokumentationspflichten und Risikoklassen).

Anwender (User) nutzen KI-Systeme lediglich, ohne sie eigenverantwortlich zu betreiben oder zu integrieren. Hier sind die Pflichten am geringsten. Reine private Nutzung fällt nicht unter den Geltungsbereich des AI Act.

Für die meisten Unternehmen im Mittelstand gilt:
Du bist kein globaler KI‑Anbieter, aber du bist sehr wahrscheinlich Betreiber. Und genau das ist der Punkt: Sobald du KI in deine Prozesse einbindest, trägst du Verantwortung. Nicht maximal, aber real. 

Die wichtigste Übung für 2026 ist deshalb keine juristische Detailanalyse. Es ist eine ehrliche Standortbestimmung:

• Entwickelst du selbst?
• Integrierst du Systeme aktiv in Prozesse?
• Oder nutzt du Tools nur punktuell?

Erst wenn du deine Rolle klar benennen kannst, weißt du, welche Pflichten dich tatsächlich betreffen und wo du unnötige Panik vermeiden kannst.

Schulungspflicht: Was heißt „AI Literacy“ wirklich – und wie setzt du sie sinnvoll um?

Die KI-Verordnung verlangt, dass Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, ausreichend kompetent sind. Punkt. Sie schreibt dir aber nicht vor, wie viele Stunden du schulen musst oder welche Folien du zeigen sollst. Und genau hier entsteht das Problem.

Viele Unternehmen reagieren mit Aktionismus: Tagesseminar buchen, Haken setzen, fertig. Formal vielleicht beruhigend, praktisch oft wirkungslos. Denn die Verordnung verlangt keine Event-Kultur. Sie verlangt angemessene Befähigung.

Die Frage lautet also nicht: Wie lange muss ich schulen? Sondern: Verstehen meine Leute wirklich, was sie da tun? Aus unserer Erfahrung ist eine kompakte (Online- oder On-Demand) KI-Basisschulung von 60 bis 90 Minuten oft völlig ausreichend, wenn sie die richtigen Inhalte trifft und sauber dokumentiert wird. Länger heißt nicht besser. Länger heißt oft nur: mehr Theorie, weniger Umsetzung, mehr verbrannte Zeit.

Was aber zwingend rein muss, ist Substanz. Deine Mitarbeiter brauchen ein echtes technisches Grundverständnis. Sie müssen begreifen, dass große Sprachmodelle mit Wahrscheinlichkeiten arbeiten. Dass ein Kontextfenster begrenzt ist. Dass Halluzinationen kein Bug sind, sondern systembedingt. Ich erlebe regelmäßig, dass selbst geschulte Teams genau diese Grundlagen nicht mehr parat haben und dann falsche Erwartungen an die Technologie stellen.

Der zweite große Block ist Datenschutz und Urheberrecht. Hier herrscht am Markt Chaos. Viele Unternehmen haben keine klaren Leitlinien. Darf ich Kundendaten eingeben? Wem gehören generierte Inhalte? Wie sichere ich Ergebnisse ab? Ohne interne Regeln entsteht Unsicherheit und Unsicherheit senkt die Nutzung oder erhöht das Risiko.

Und dann kommen die entscheidenden Hebel: Use-Case-Klarheit, ROI & Prompting. In vielen Organisationen liegt die tatsächliche Nutzungsquote von freigegebenen KI-Tools bei rund 25 Prozent. Das ist dramatisch niedrig. Stell dir vor, du führst PCs ein und nur ein Viertel nutzt sie produktiv. Das eigentliche Problem ist selten die Technologie. Es ist fehlende Struktur. 

Wer nicht weiß, wie man sauber promptet, wird frustriert. Wer nicht weiß, wie man Kontext gibt, iteriert und Ergebnisse prüft, steigt aus. Deshalb muss Prompting zur Kernkompetenz werden. Nicht als Spielerei, sondern als produktive Fähigkeit.

Und ja, auch Ethik gehört dazu. KI ist nicht der Feind. Aber schlechte Nutzung ist ein Risiko. Mitarbeiter müssen verstehen, wo sensible Grenzen liegen, wann menschliche Kontrolle notwendig ist und warum Verantwortung nicht delegierbar ist.

Wichtig ist außerdem: Schulung ist kein Einmal-Event. Wenn du die Adaptionsrate von 25 Prozent auf 35 oder 50 Prozent steigern willst, brauchst du Kontinuität. Updates. Vertiefungen. Fachbereichs-Sessions. Aber erst brauchst du eine sichere Basis.

Die entscheidende Frage für 2026 lautet deshalb nicht: Haben wir ein Seminar gemacht? Sondern: Haben wir unsere Leute wirklich befähigt? Die KI-Verordnung verlangt keine Marathontrainings. Sie verlangt verantwortliche Kompetenz. Und die entsteht nicht durch Aktionismus, sondern durch ein klares, strukturiertes Schulungssystem.

KI-Modelle wie ChatGPT & Copilot bringen indirekte Verantwortung

Seit August 2025 gelten Anforderungen für Anbieter von sogenannten General-Purpose-AI-Modellen. General-Purpose-AI-Modelle sind KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck. Das heißt: Sie sind nicht nur für eine einzige Aufgabe gebaut, sondern können für viele unterschiedliche Anwendungen eingesetzt werden – etwa Texte schreiben, Daten analysieren, Code erstellen oder Inhalte zusammenfassen.

Typische Beispiele sind große Sprachmodelle wie ChatGPT, Copilot, Gemini oder Claude. Unternehmen wie OpenAI, Microsoft, Anthropic oder Google stehen dabei direkt im regulatorischen Fokus. Sie müssen Transparenz-, Dokumentations- und Risikopflichten erfüllen. 

Viele Unternehmen lehnen sich an dieser Stelle zurück und denken: Betrifft ja die Anbieter, nicht uns. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Denn sobald du solche Systeme beruflich einsetzt, integrierst oder weitergibst, entsteht für dein Unternehmen eine indirekte Verantwortung. Du bist dann rechtlich gesehen „Betreiber“. Und Betreiber heißt: Du musst wissen, was du tust.

Das beginnt bei scheinbar einfachen Fragen:

• Ist die Beschaffung vertraglich sauber geregelt?
• Gibt es klare interne Nutzungsregeln für Mitarbeiter?
• Wurden Risiken bewertet und dokumentiert?
• Besteht die Gefahr, dass ihr durch Weitergabe, Individualisierung oder White-Labeling selbst zum Anbieter werdet?
  

Lieferkettenverantwortung ist längst kein Konzernthema mehr. Sie betrifft inzwischen ganz konkret den Mittelstand. 

Und jetzt kommt der entscheidende Punkt: Selbst wenn du all diese Fragen formal klärst, bleibt eine viel wichtigere offen. Habt ihr überhaupt eine Strategie? Es ist keine KI-Strategie, zu sagen: „Wir haben ein paar Copilot-Lizenzen“ oder „Wir haben ChatGPT freigegeben.“ Das ist kein Plan. Das ist Planlosigkeit mit Lizenzvertrag.

Eine echte Strategie beginnt dort, wo du als Unternehmen weißt:

• Wo sparen wir mit KI konkret Geld?
• Wo steigern wir Umsatz?
• Welche Prozesse automatisieren wir systematisch?
• Welche Use Cases priorisieren wir?
  

Erst wenn du diese Klarheit hast, entsteht Struktur. Und aus Struktur entstehen automatisch bessere Dokumentation, bessere Planung und bessere Governance. Viele Unternehmen verheddern sich aktuell in Tool-Aktionismus. Sie verteilen Lizenzen, experimentieren ein wenig und wundern sich, warum weder ROI noch Sicherheit sichtbar werden.

KI ist kein Tool-Thema. KI ist ein Führungsthema.

• Wenn du weißt, wofür du KI einsetzt, wird die rechtliche Absicherung leichter.
• Wenn du weißt, welche Prozesse betroffen sind, kannst du sauber dokumentieren.
• Wenn du weißt, welche Ziele du verfolgst, wird Governance kein Bürokratiemonster, sondern ein strategisches Instrument.

Die Fristen im Überblick: Was ist schon durch und was steht jetzt an?

Der EU AI Act ist seit dem 1. August 2024 in Kraft (Art. 113). Aber: Er gilt stufenweise. Wer 2026 verstehen will, was wirklich zählt, braucht den Überblick über die Meilensteine.

Hier ist die Kurzfassung – ohne Juristennebel. Die offiziellen Daten zum Inkrafttreten und Geltungsbereich findest du hier. 

Eine leicht verdauliche Zusammenfassung der KI-Verordnung und des AI Act Explorer findest du auch auf der Seite des Artificial Intelligence Acts, betrieben vom Future of Life Institute durch Max Tegmark. Ich empfehle dir bei Interesse auch sein Buch Leben 3.0. Dieses Werk geht auf viele Facetten von KI und den Einfluss auf unser Leben in der Zukunft, Anekdoten und eventuelle Zukunftsszenarien ein. Auf der Website findest du auch die wesentlich bessere Übersicht der gesamten Timeline der KI-Verordnung.

Was bereits gilt

Seit 2. Februar 2025

• Verbot bestimmter KI-Praktiken (z. B. Social Scoring)
• Pflicht zur KI-Kompetenz (AI Literacy)

Seit 2. August 2025

• Regeln für General-Purpose-AI-Modelle (GPAI)
• Governance-Strukturen auf EU- und Mitgliedstaatenebene
• Sanktionen und Bußgeldrahmen
• Benennung nationaler Marktüberwachungsbehörden

2026 – das operative Jahr

2. Februar 2026

• Erwartete Leitlinien zur praktischen Anwendung von Art. 6 (High-Risk-Einstufung)
• Konkretisierung von Monitoring-Pflichten

2. August 2026

• Fast alle verbleibenden Bestimmungen treten in Anwendung
• Betreiber von Hochrisiko-Systemen kommen voll in die Pflicht
• Nationale KI-Sandboxes müssen einsatzbereit sein

Was danach kommt

2027

• Volle Anwendung von Art. 6 Abs. 1 (Hochrisiko-Systeme im Produktbereich)
• GPAI-Anbieter müssen vollständig konform sein

2028–2031

• Evaluierungen, Anpassungen, mögliche Erweiterungen
• Überprüfung von Annex III (Hochrisiko-Bereiche)
• Fortschrittsberichte und Durchsetzungsbewertungen

Dokumentationspflichten EU AI Act 2026: Das fordert die KI-Verordnung jetzt von dir

Wenn es einen Bereich gibt, der über Bußgelder, Haftung und Prüfungsfestigkeit entscheidet, dann ist es die Dokumentation. Nicht, weil Brüssel Papier liebt. Sondern weil der AI Act Transparenz und Nachvollziehbarkeit fordert.

Welche Dokumente müssen Betreiber führen?

Wenn du KI-Systeme beruflich einsetzt, bist du in der Regel Betreiber (Deployer) im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689. Für Betreiber gelten – je nach Risikokategorie – insbesondere folgende Dokumentationspflichten:

1. Nachweis, dass das eingesetzte System entsprechend den Anbieteranweisungen genutzt wird. 

Ein zentraler Punkt für Betreiber ist der Nachweis, dass ein eingesetztes KI-System entsprechend den Anbieteranweisungen genutzt wird. Das klingt zunächst selbstverständlich, ist in der Praxis aber einer der größten Schwachpunkte in Unternehmen. 

Wenn du zum Beispiel eine Company-KI im Einsatz hast – sei es Copilot, eine Enterprise-Version von ChatGPT (lass das und frag uns mal lieber nach DSGVO-konforme KI-Plattformen für Unternehmen) oder eine individuell konfigurierte Lösung, reicht es nicht, einfach Lizenzen zu verteilen. Du musst dokumentieren können, dass das System nur für den vorgesehenen Zweck eingesetzt wird, dass interne Nutzungsregeln existieren und Mitarbeiter wissen, was erlaubt ist und was nicht. 

Ebenso muss klar geregelt sein, wie mit sensiblen Daten umgegangen wird und wo menschliche Kontrolle vorgesehen ist. 

Das bedeutet konkret:

• Du brauchst eine interne KI-Richtlinie
• Dokumentation über Überwachung und menschliche Kontrolle (Human in the Loop / Human Oversight) muss klar sein
• Protokollierung von schwerwiegenden Vorfällen und ggf. Meldung an zuständige Behörden
• Sicherstellung geeigneter Daten-Governance- und Sicherheitsmaßnahmen
• Du brauchst nachvollziehbare Schulungsnachweise
• Und du solltest in der Lage sein zu zeigen, dass das System nicht zweckentfremdet wird

Der AI Act unterscheidet klar zwischen Anbieter- und Betreiberpflichten. Der Anbieter definiert den vorgesehenen Rahmen. Wenn du diesen Rahmen ignorierst oder unkontrolliert verlässt, verschiebt sich dein Haftungsprofil. Rechtsgrundlage sind insbesondere die Betreiberpflichten bei Hochrisiko-KI-Systemen (Art. 26 ff. AI Act) sowie die Transparenz- und Sicherheitsanforderungen in der Verordnung selbst.

Wichtig: Für „normale“ KI-Anwendungen (z. B. Marketing-Textgenerierung) sind die Pflichten deutlich geringer als für Hochrisiko-Systeme. Aber sobald ein Use Case unter Annex III fällt (z. B. HR-Scoring, Kreditwürdigkeitsprüfung, sicherheitsrelevante Systeme), steigen die Anforderungen erheblich.

Die 4 Risikoklassen im EU AI Act und warum du sie kennen musst

Der AI Act arbeitet nicht mit pauschalen Verboten, sondern mit einem klaren Prinzip der risikobasierten Regulierung. Je größer das potenzielle Risiko für Menschen, Grundrechte oder Sicherheit, desto strenger die Anforderungen. Diese vier Kategorien solltest du als Unternehmen wirklich kennen.

1. Unannehmbares Risiko: komplett verboten

Hier ist Schluss. Systeme dieser Kategorie dürfen in der EU nicht eingesetzt werden, weil sie fundamentale Rechte verletzen könnten. Dazu zählen etwa:

• staatliches oder privates Social Scoring
• manipulative KI-Techniken
• bestimmte Formen der biometrischen Massenüberwachung

Für den Mittelstand ist das meist kein operatives Thema, aber wichtig für das Bewusstsein: Nicht alles, was technisch möglich ist, ist rechtlich zulässig.

2. Hohes Risiko: stark reguliert

Hier wird es ernst. Ob ein KI-System als Hochrisiko gilt, bestimmt sich nach Art. 6 AI Act. Entscheidend ist dabei vor allem Annex III, in dem konkrete Anwendungsbereiche definiert sind. Darunter fallen insbesondere KI-Systeme mit erheblichen Auswirkungen auf Menschen, zum Beispiel bei:

• Beschäftigung (z. B. Bewerberauswahl)
• Zugang zu Krediten
• Bildung
• Kritische Infrastrukturen
• Produktsicherheit

Wichtig zu verstehen: Nicht jede KI ist Hochrisiko. Aber sobald du dich im Anwendungsbereich von Art. 6 i. V. m. Annex III bewegst, ändert sich dein regulatorisches Spielniveau deutlich. Wenn dein Unternehmen KI in solchen Bereichen einsetzt, greifen strenge Anforderungen: Risikobewertung, Dokumentation, menschliche Kontrolle, Monitoring. Hier entscheidet sich, ob du strukturiert arbeitest oder ins Haftungsrisiko läufst.

3. Begrenztes Risiko: Transparenzpflichten

Diese Systeme sind grundsätzlich erlaubt, aber sie unterliegen Transparenzpflichten. Und genau hier greift Art. 50 des EU AI Act zu den Transparenzpflichten. Der Kern dieses Artikels ist einfach: Menschen müssen wissen, wenn sie mit einer KI interagieren oder wenn Inhalte künstlich erzeugt wurden.

Typisches Beispiel: Chatbots oder KI-Systeme, bei denen Nutzer wissen müssen, dass sie mit KI interagieren.

Auch viele LLM-basierte Anwendungen fallen hierunter. Die Pflicht ist hier überschaubar – aber sie existiert. Transparenz ist kein Nice-to-have. Sie ist gesetzliche Anforderung.

An dieser Stelle ist wichtig zu verstehen, wie sich das mit deiner Rolle als Betreiber verbindet. Wenn du GPT, Copilot oder ein anderes LLM rein intern nutzt, etwa für Marketingtexte, interne Analysen oder Prozessunterstützung, entsteht in der Regel keine externe Transparenzpflicht gegenüber Kunden. Das ist meist ein internes Governance-Thema, kein Kennzeichnungsproblem.

Sobald KI jedoch nach außen wirkt, verändert sich die Lage. Wenn du zum Beispiel einen KI-Chatbot auf deiner Website betreibst, automatisierte KI-Antworten an Kunden verschickst oder Inhalte veröffentlichst, bei denen nicht erkennbar ist, dass sie KI-generiert sind, greift die Transparenzpflicht des AI Act. Menschen müssen wissen, dass sie mit einer KI interagieren oder Inhalte synthetisch erzeugt wurden. Und genau hier wird die Betreiberrolle konkret: Nicht OpenAI, nicht Microsoft, sondern du bist verantwortlich dafür, dass diese Transparenz umgesetzt wird. Das ist kein großer bürokratischer Akt. Oft reicht eine klare Kennzeichnung oder ein transparenter Hinweis. Aber es muss bewusst entschieden und dokumentiert sein.

4. Minimales oder kein Risiko – frei nutzbar

Hierunter fallen die meisten alltäglichen Anwendungen, etwa KI-gestützte Spamfilter oder einfache Automatisierungstools. Für diese Systeme gelten keine besonderen regulatorischen Anforderungen aus dem AI Act. Aber: Auch wenn keine Sonderpflicht greift, gelten weiterhin andere Gesetze – etwa Datenschutzrecht.

Fazit EU AI Act: 2026 bringt Klarheit, aber noch keine Perfektion

Wenn du bis hier gelesen hast, hast du schon mehr verstanden als 90 % der „AI-Act-Beiträge“ da draußen. Denn die Wahrheit ist: 2026 ist nicht das Jahr, in dem jedes Detail bis ins letzte Komma durchdekliniert ist. Es gibt angekündigte Leitlinien, es gibt Diskussionen über Standards und mögliche Verschiebungen – und ja: Vieles ist organisatorisch noch im Aufbau.

Das heißt übersetzt: Ja, der Rahmen steht. Nein, nicht jede praktische Auslegung ist final. Aber genau das ist der Moment, in dem gute Unternehmen gewinnen. 

Die KI-Verordnung setzt den Rahmen: ISO 42001 liefert die Struktur

Der EU AI Act definiert Pflichten, Risikokategorien, Transparenzanforderungen und Governance-Elemente. Er sagt dir, was du erfüllen musst – insbesondere bei Hochrisiko-Systemen, Betreiberpflichten und Transparenzanforderungen. Was er dir nicht im Detail vorgibt, ist die organisatorische Umsetzung im Alltag. Genau hier kommt die ISO/IEC 42001 ins Spiel. Sie wurde 2023 von der ISO veröffentlicht und ist der erste internationale Standard für ein AI Management System.

Sie beschreibt:

• wie Verantwortlichkeiten definiert werden
• wie Risiken systematisch identifiziert und bewertet werden
• wie Monitoring und kontinuierliche Verbesserung funktionieren
• wie Transparenz, Ethik und Governance strukturell verankert werden
  

Der größte Fehler, den ich 2026 sehe, ist folgender: Unternehmen behandeln den AI Act als Dokumentenprojekt. Wenn du nur Richtlinien schreibst und PDFs ablegst, hast du am Ende Papier, aber keine Steuerung. Was du brauchst, ist ein Management-System: klare Verantwortlichkeiten, einen Überblick über eure KI-Systeme, eine saubere Risikologik, Monitoring, Schulung und kontinuierliche Verbesserung.  Und genau dafür ist ISO/IEC 42001 so spannend. Wenn du das sauber aufsetzt, wird Compliance fast automatisch mitgezogen. Nicht weil du Angst hast, sondern weil du strukturiert arbeitest.

Ein funktionierendes KI-Managementsystem bedeutet:

• Du weißt, welche KI-Systeme im Unternehmen laufen
• Du kennst deine Rolle (Anbieter, Betreiber, Integrator)
• Du hast eine Risikologik
• Du schulst deine Mitarbeiter
• Du dokumentierst nachvollziehbar
• Du überprüfst regelmäßig

Innovation und Kontrolle sind kein Widerspruch. Viele Unternehmen haben die Sorge, dass Regulierung Innovation bremst. In der Praxis ist es genau andersherum. Ein strukturiertes Managementsystem schafft Klarheit, Skalierbarkeit und Vertrauen. Und intern sorgt es vor allem für eines: weniger Chaos. Wenn du KI strategisch einsetzen willst, um Kosten zu senken, Umsatz zu steigern oder Prozesse zu automatisieren, brauchst du ohnehin Struktur. 

ISO 42001 zwingt dich nicht in Bürokratie – sie bringt dich in Steuerungsfähigkeit. Und Steuerungsfähigkeit ist kein Compliance-Ziel. Sie ist ein Wettbewerbsvorteil.

Mein Fazit für 2026 ist deshalb klar: Unsicherheit ist keine Ausrede. Sie ist ein Signal. Ein Signal, jetzt Struktur zu schaffen, bevor Kontrolle zur Hektik wird. Warte nicht auf perfekte Leitlinien aus Brüssel. Bau dir ein robustes System, das auch dann trägt, wenn Details nachjustiert werden.

Nicht in Panik. Nicht abwarten. Sondern Klarheit, Struktur und Umsetzung. Und wenn du genau das willst – eine ehrliche Standortbestimmung, saubere KI-Governance und eine Strategie, die wirklich ROI liefert –, dann ist jetzt der Moment gekommen, aufzuhören, Blogartikel zu sammeln, und damit zu beginnen, dein KI-System im Unternehmen aufzubauen oder unsere KI-Beratung zu entdecken und mit dem Vision-Programm all das glattzuziehen.