Meetings mit KI protokollieren: Vorgehen, Tools & Vorlagen

Entdecke, wie KI-gestützte Protokollierung deine Meetings transformiert. Lerne effiziente Methoden, zeitsparende Tools und praktische Vorlagen für optimale Ergebnisse kennen.

💡 Das Wichtigste zusammengefasst

• KI-Protokollierung spart Zeit und erfasst Inhalte präziser als manuelle Methoden
• Tools wie ChatGPT oder auch Claude können dir bei der Erstellung helfen. Für aufwendige Dokumentation mit höheren Ansprüchen gibt es speziele Anbieter wie SpeechMind oder Otter.ai
• Datenschutzkonforme Lösungen ermöglichen sichere Anwendung in verschiedenen Branchen
• Anpassbare Vorlagen und Prompts optimieren die KI-Ausgabe für verschiedene Meeting-Typen

So funktioniert ein automatisches Meeting-Protokoll

Stell dir vor, du sitzt in einem wichtigen Meeting und kannst dich voll und ganz auf die Diskussion konzentrieren, ohne Notizen machen zu müssen. Genau das ermöglicht die KI-gestützte Protokollierung. Aber wie funktioniert das Ganze?

1. Aufnahme: Zunächst wird das Meeting aufgezeichnet. Dies kann über eine Videokonferenzplattform wie Zoom oder Microsoft Teams geschehen, oder durch ein separates Aufnahmegerät bei Präsenzmeetings.
2. Transkription: Die KI wandelt die Audioaufnahme in Text um. Moderne Systeme wie SpeechMind können dabei verschiedene Sprecher unterscheiden und sogar Hintergrundgeräusche herausfiltern.
3. Analyse: Hier kommt die eigentliche Stärke der KI zum Tragen. Sie analysiert den transkribierten Text, erkennt wichtige Themen, Entscheidungen und Aufgaben.
4. Strukturierung: Basierend auf vordefinierten Vorlagen oder Anweisungen strukturiert die KI die Informationen in ein übersichtliches Protokoll.
5. Überprüfung und Freigabe: Ein menschlicher Prüfer sieht das Ergebnis durch, nimmt bei Bedarf Anpassungen vor und gibt das Protokoll frei.

Warum sollte ich KI zur Erstellung von Besprechungsnotizen verwenden?

Die Vorteile der KI-gestützten Protokollierung sind vielfältig:

• Mehrsprachigkeit: Viele KI-Tools können Meetings in verschiedenen Sprachen transkribieren und sogar übersetzen.
• Zeitersparnis: kein manuelles Tippen mehr während des Meetings. Du sparst nicht nur während der Besprechung Zeit, sondern auch bei der Nachbereitung.
• Vollständigkeit: Die KI erfasst jeden Gesprächsbeitrag. Kein wichtiges Detail geht mehr verloren, weil du gerade abgelenkt warst.
• Fokus auf Inhalte: Du kannst dich voll auf die Diskussion konzentrieren und aktiv teilnehmen, statt mit dem Mitschreiben beschäftigt zu sein.
• Konsistenz: KI-generierte Protokolle folgen immer der gleichen Struktur, was die Lesbarkeit und Vergleichbarkeit erhöht.

Welche Anbieter gibt es?

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern für KI-gestützte Protokollierung. Hier einige der bekanntesten:

1. Otter.ai: Ein beliebtes Tool für die automatische Transkription und Zusammenfassung von Meetings.
2. Gong: Fokussiert sich auf Vertriebsgespräche und bietet neben der Protokollierung auch Analysen zur Verbesserung der Verkaufsstrategien.
3. Fireflies.ai: Eine KI-Assistentin, die an Meetings teilnimmt, Notizen macht und diese anschließend analysiert.
4. SpeechMind: Eine umfassende Lösung, die sich besonders für den Einsatz in sensiblen Bereichen wie dem kommunalen Sitzungsdienst oder bei Rechtsanwälten eignet. SpeechMind bietet hohe Datenschutzstandards und ist speziell auf den deutschsprachigen Markt zugeschnitten.
5. Microsoft 365: Mit der integrierten Funktion in Teams können Besprechungen aufgezeichnet und automatisch transkribiert werden.
6. ChatGPT und Claude: Diese fortschrittlichen KI-Sprachmodelle können ebenfalls für die Protokollierung von Meetings genutzt werden. Wenn du bereits ein Transkript hast und weißt, wie du diese Tools effektiv einsetzt, kannst du durchaus gute Ergebnisse erzielen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Ansätze, Meetings mit ChatGPT oder Claude zu protokollieren wesentlich aufwendiger sind:

• Du musst das Meeting zunächst selbst aufnehmen und transkribieren.
• Das Transkript muss dann in geeigneter Form in ChatGPT oder Claude eingegeben werden.
• Du musst präzise Anweisungen (Prompts) formulieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.
• Es kann mehrere Iterationen erfordern, um ein zufriedenstellendes Protokoll zu erstellen.
• Diese Methode eignet sich besser für gelegentliche Nutzung oder wenn du bereits mit diesen Tools vertraut bist.

Wähle den Anbieter, der am besten zu deinen spezifischen Anforderungen passt, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Integration in deine bestehenden Systeme. Wenn du häufig Meetings protokollierst, sind spezialisierte Tools wie SpeechMind in der Regel effizienter und benutzerfreundlicher als der manuelle Einsatz von ChatGPT oder Claude.

Wie kann ich eine Aufnahme vom Meeting machen?

Eine gute Aufnahme ist der Grundstein für ein präzises, KI-generiertes Protokoll. Je nach Art des Meetings (online oder offline) und deinen spezifischen Anforderungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, dein Meeting aufzunehmen:

Für Online-Meetings:

1. Integrierte Aufnahmefunktionen in Videokonferenz-Tools:
   • Zoom: Bietet eine integrierte Aufnahmefunktion. Du kannst das Meeting lokal oder in der Zoom-Cloud speichern.
   • Microsoft Teams: Ermöglicht die Aufnahme direkt in der App, mit automatischer Speicherung in Microsoft Stream.
   • Google Meet: Hat eine eingebaute Aufnahmefunktion, die Aufnahmen werden in Google Drive gespeichert.
   • Cisco Webex: Stellt ebenfalls eine integrierte Aufnahmeoption zur Verfügung.

Diese Tools sind besonders praktisch, da sie oft auch eine automatische Transkription anbieten.

2. KI-Assistenten und Bots:
   • Fireflies.ai: Ein KI-Assistent, der an deinen Meetings teilnimmt und diese automatisch aufzeichnet und transkribiert.
   • Otter.ai: Kann sich in deine Zoom-Meetings einwählen und diese aufnehmen und transkribieren.

Diese Bots nehmen nicht nur auf, sondern erstellen oft direkt eine erste Version des Protokolls.

3. Spezielle KI-Protokollierungs-Tools:
   • SpeechMind: Bietet Schnittstellen zu gängigen Videokonferenz-Tools, um Meetings direkt aufzunehmen und zu verarbeiten.

Diese spezialisierten Tools integrieren sich nahtlos in deine bestehenden Systeme und bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatische Zusammenfassungen oder Aufgabenerkennung.

Für Offline-Meetings:

1. Smartphone-Apps:
   • Einige KI-Protokollierungs-Anbieter, wie SpeechMind, bieten spezielle Smartphone-Apps an. Diese ermöglichen es dir, Präsenzmeetings einfach mit deinem Handy aufzunehmen.
   • Achte auf Apps mit Funktionen wie Rauschunterdrückung und Sprechererkennung für beste Ergebnisse.
2. Weboberflächen zum Aufnehmen:
   • Einige Anbieter stellen Weboberflächen bereit, über die du Meetings aufnehmen kannst. Du brauchst dafür nur einen Laptop mit Mikrofon oder ein externes Mikrofon.
   • Diese Lösung ist besonders praktisch, wenn du die Aufnahme direkt im Browser starten und stoppen möchtest.
3. Professionelle Aufnahmegeräte:
   • Für regelmäßige Offline-Meetings lohnt sich eventuell die Anschaffung eines professionellen Aufnahmegeräts.
   • Diese bieten oft bessere Audioqualität und können mehrere Sprecher besser erfassen.

Wichtige Hinweise:

• Informiere immer alle Teilnehmer darüber, dass das Meeting aufgezeichnet wird, und hole ihre Zustimmung ein.
• Achte auf die Datenschutzrichtlinien, besonders wenn sensible Informationen besprochen werden.
• Teste die Aufnahmequalität vor wichtigen Meetings, um sicherzustellen, dass alle Sprecher gut zu verstehen sind.

Mit diesen verschiedenen Möglichkeiten findest du sicher die passende Lösung für deine spezifischen Meeting-Situationen. Ob online oder offline, mit der richtigen Aufnahmetechnik legst du den Grundstein für präzise und effiziente KI-generierte Protokolle.

Welche Meetings lassen sich mit KI protokollieren?

Prinzipiell lässt sich jede Art von Meetings mit KI protokollieren. Besonders geeignet sind:

• Vorstandssitzungen: Hier ist Präzision besonders wichtig. Die KI erfasst alle wichtigen Entscheidungen und Diskussionspunkte.
• Teammeetings: Regelmäßige Updates und Aufgabenverteilungen werden klar strukturiert.
• Kundengespräche: Wichtige Informationen und Vereinbarungen werden zuverlässig festgehalten.
• Brainstorming-Sessions: Keine Idee geht verloren, die KI kann sogar Muster in den Vorschlägen erkennen.
• Schulungen und Workshops: Teilnehmer können sich voll auf den Inhalt konzentrieren, das Protokoll dient später als Nachschlagewerk.
• Sitzungsprotokollierung (Städte, Ausschüsse, Gremien): Die KI unterstützt die Protokollierung von Sitzungen in städtischen Ausschüssen und anderen Gremien. Sie erfasst alle relevanten Themen, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse präzise, um eine vollständige Dokumentation für die Öffentlichkeit und die Mitglieder des Gremiums zu gewährleisten. Dies fördert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen in der kommunalen Verwaltung.

Beachte jedoch, dass bei vertraulichen Gesprächen oder in Situationen, wo höchste Diskretion erforderlich ist, eine manuelle Protokollierung vorzuziehen sein kann.

Welche Art von Protokoll kann ich erstellen?

Je nach Bedarf und Meetingtyp kannst du verschiedene Protokollarten mit KI erstellen:

1. Ergebnisprotokoll: Fokussiert sich auf die wichtigsten Entscheidungen und Beschlüsse. Ideal für Vorstandssitzungen oder Strategiemeetings.
2. Verlaufsprotokoll: Zeichnet den gesamten Gesprächsverlauf auf. Nützlich für detaillierte Analysen oder wenn jeder Beitrag wichtig ist.
3. Aufgabenprotokoll: Listet primär die verteilten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines auf. Perfekt für Projektmeetings.
4. Thematisches Protokoll: Strukturiert die Inhalte nach besprochenen Themen, unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge.
5. Audiovisuelles Protokoll: Kombiniert das schriftliche Protokoll mit Zeitstempeln, die auf die entsprechenden Stellen in der Aufnahme verweisen.

Die KI kann anhand deiner Vorgaben das Protokoll in der gewünschten Form erstellen. Mit der Zeit lernst du, welche Art für welches Meeting am besten geeignet ist.

Worauf sollte ich für eine gute Qualität achten?

Um optimale Ergebnisse mit KI-Protokollierung zu erzielen, beachte folgende Punkte:

1. Klare Audioqualität: Stelle sicher, dass alle Teilnehmer gut zu verstehen sind. Verwende bei Bedarf externe Mikrofone.
2. Strukturierte Meetings: Ein klarer Ablauf mit Agenda hilft der KI, die Inhalte besser zu strukturieren.
3. Sprecher-Identifikation: Stelle die Teilnehmer zu Beginn vor, damit die KI die Stimmen zuordnen kann.
4. Fachbegriffe trainieren: Füttere die KI vorab mit relevanten Fachbegriffen und Abkürzungen deines Bereichs.
5. Regelmäßige Überprüfung: Sieh die Protokolle anfangs gründlich durch und gib Feedback, um die Qualität kontinuierlich zu verbessern.
6. Datenschutz beachten: Stelle sicher, dass alle Teilnehmer mit der Aufzeichnung einverstanden sind und wähle einen Anbieter, der die DSGVO-Richtlinien einhält.

3 starke Prompt-Vorlagen für Meetings und Notizen

Um die KI optimal zu nutzen, sind gut formulierte Prompts (Anweisungen) entscheidend. Hier einige Beispiele:

1. Für ein Ergebnisprotokoll: "Erstelle ein Ergebnisprotokoll des Meetings. Fasse die Hauptdiskussionspunkte zusammen, liste alle getroffenen Entscheidungen auf und notiere die vereinbarten nächsten Schritte mit Verantwortlichen und Terminen."
2. Für ein Aufgabenprotokoll: "Erstelle ein Aufgabenprotokoll. Identifiziere alle im Meeting verteilten Aufgaben, nenne die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und eventuelle Abhängigkeiten oder Ressourcen."
3. Für ein thematisches Protokoll: "Erstelle ein thematisches Protokoll. Identifiziere die Hauptthemen des Meetings und strukturiere die Diskussionen und Entscheidungen unter diesen Themen, unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge der Besprechung."

Mit der Zeit wirst du deine eigenen Vorlagen entwickeln, die genau auf deine Bedürfnisse und die deines Teams zugeschnitten sind.

Fazit

Die KI-gestützte Protokollierung revolutioniert die Art und Weise, wie wir Meetings dokumentieren. Sie spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und ermöglicht es dir, dich voll und ganz auf den Inhalt der Besprechung zu konzentrieren. Je nach Anwendungsfall gibt es verschiedene Anbieter, die auf einfache Art und Weise bei der Erstellung behilflich sein können. 

Probiere es aus und erlebe selbst, wie KI deine Meeting-Dokumentation auf ein neues Level hebt. Die gewonnene Zeit und Effizienz werden dich überzeugen!

FAQ

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Richard Fankhänel

Richard Fankhänel ist CEO bei SpeechMind, dem Tools für datenschutzkonforme KI-Protokollierung. Als begeisterter Netzwerker sucht Richard stets den Kontakt zu neuen und interessanten Menschen, um diese Erfahrungen in seinem privaten und beruflichen Leben mitaufzunehmen. Darüber hinaus ist sein nächstes Ziel: einen Marathon laufen.

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